ZAPYTANIE OFERTOWE USŁUGA TRANSPORTOWA Z DNIA 09.07.2019 R. NR POSTĘPOWANIA 11/RR/OWES19-22/2019

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące wyboru wykonawcy usługi transportu osobowego dla uczestników

projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy

z dnia 09.07.2019 r.

Nr postępowania 11/RR/OWES19-22/2019

Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, zaprasza do złożenia oferty dotyczącej wyboru wykonawcy usługi transportu osobowego dla uczestników projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy. Beneficjentami projektu są m.in. osoby zagrożone ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym, przedstawiciele podmiotów ekonomii społecznej oraz przedsiębiorstw społecznych.

Niniejsze zapytanie ofertowe jest zamówieniem, które udzielane jest zgodnie z zasadą rozeznania rynku. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Postępowanie nie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w związku z udzielaniem zamówienia finansowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Wspólny słownik zamówień (CPV)

60170000-0 - Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór wykonawcy usługi przewozów osób - uczestników projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy, polegających na:
   1. Dowozie uczestników na i ze szkoleń,
2. Ilość szacowanych kilometrów do przejechania w ramach usługi wynosi ok. 4 000 km. Ze względu na specyfikę projektu oraz zgłoszone zapotrzebowanie na usługę przez uczestników projektu, faktyczna liczba kilometrów może ulec zmianie. 
3. Projekt realizowany jest na terenie powiatów: działdowskiego, nidzickiego, nowomiejskiego
   i szczycieńskiego.  
4. Wykonawca pokrywa wszystkie koszty związane z opłatami drogowymi i parkingowymi oraz wszelkie inne koszty związane z uzyskaniem pozwoleń niezbędnych do prawidłowej realizacji usługi.
5. Wykonawca będzie informowany o terminie realizacji usługi i miejscu zbiórki co najmniej 3 dni przed planowanym wyjazdem.
6. Wykonawca usługi zobowiązany jest do wystawienia Zamawiającemu faktury VAT
   w porozumieniu z Zamawiającym za poszczególne przejazdy.

2. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:

Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

3. TERMIN WYKONANIA:

Usługa świadczona będzie w okresie od momentu podpisania umowy do 31.03.2022 r.

4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
2. Posiadają minimum 2 busy/autokary wraz z miejscem bagażowym, o standardzie co najmniej Euro 5. Pojazdy muszą być wyposażone w: klimatyzację, minimum 18 miejsc siedzących z pasami bezpieczeństwa, posiadać aktualne przeglądy techniczne oraz ubezpieczenie OC i NW.
3. Posiadają minimum 2 kierowców z aktualnymi uprawnieniami do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (np. licencje na wykonywanie transportu drogowego w zakresie przewozu osób, certyfikaty itp.). Kierowcy powinni posiadać co najmniej 15 letni staż pracy.
4. W przypadku awarii technicznej pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, wykonawca zobowiązany jest zapewnić zastępczy środek transportu o takich samych lub lepszych parametrach.
5. Wykonawca zrealizował co najmniej 5 usług związanych z przedmiotem zamówienia w ciągu ostatnich 5 lat popartych rekomendacjami i przedstawionych w wykazie zrealizowanych usług – będący załącznikiem nr 2;
6. Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
7. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.
8. Są mobilni i dyspozycyjni – będą obecni w zaplanowanym terminie i zaplanowanych godzinach realizacji zamówienia w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
9. Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania.

Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”
w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty, w wykazie zrealizowanych usług wraz
z referencjami/rekomendacjami, CV kierowców.

5. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz dołączyć Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze związanych z ww.tematyką, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania oraz pozostałe wymagane dokumenty.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
4. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania.
7. Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień.
8. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.
9. Wykonawca zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym stawkę brutto za 1 km.
10. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
11. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości.
12. Oferta może być złożona w formie: pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną (skan) lub osobiście (liczy się data wpływu do siedziby zamawiającego)
13. Kompletna oferta musi zawierać:
    1. Wypełniony formularz oferty – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;
    2. Pełnomocnictwo – w przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inna osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy;
    3. Wykaz usług potwierdzający zrealizowanie co najmniej 5 usług związanych z przedmiotem zamówienia w ciągu ostatnich 5 lat – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego;
    4. CV kierowców potwierdzające staż pracy - wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego;
    5. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe w zakresie, na które składana jest oferta - potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę;
    6. rekomendacje i referencje od m.in. 5 zleceniodawców potwierdzające doświadczenie w realizacji usługi - potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
    7. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 1.
    8. Klauzula informacyjna RODO – stanowiąca załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego

6. KRYTERIA OCENY OFERTY:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena:                                                           70 pkt.
2. Doświadczenie wykonawcy:              20 pkt.
3. Kryterium dodatkowe                           10 pkt.

1. cena – 70% (maksymalna ilość pkt jakie może otrzymać oferta za kryterium – 70 pkt.):

1. oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,
2. oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów za dane kryterium,
3. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

                                                                 oferowana wartość minimalna cena brutto

wartość punktowa oferty  = ^{_________________________________________________________________} x70

                                                                    oferowana wartość oferty cena brutto

2. doświadczenie wykonawcy – 20% (maksymalna ilość pkt jakie może otrzymać oferta za kryterium – 20 pkt.):
   1. oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2);
   2. Największą ilość punktów uzyska wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który posiada największe doświadczenie w świadczeniu ww. usług wg. poniższych kryteriów:

• 5 – 7 usług – 5 punkty
• 8 – 12 usług – 10 punktów
• 13  i więcej usług – 20 punktów

3. Kryterium dodatkowe – 10% (maksymalna ilość pkt jakie może otrzymać oferta za kryterium – 10 pkt.)

W przypadku kryterium dodatkowego możliwe jest przyznanie łącznie 10 pkt., które przyznawane będą w oparciu o przedstawione informacje.

1. Wykonawca posiada certyfikat potwierdzający rzetelność firmy – 5 pkt.
2. Wykonawca zatrudnia pracowników w ramach umowy o pracę – 5 pkt.

Ostateczna ocena punktowa oferty:

1. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. Ocena punktowa oferty będzie zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku.
2. Za najkorzystniejszą zostanie wybrana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.
3. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyłoniony zostanie 1 wykonawca usług.
4. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.

7. INTERGRALĄ CZĘŚCIĄ NINIEJSZEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO STANOWIĄ:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Wykaz zrealizowanych usług – załącznik nr 2
3. Wzór CV – załącznik nr 3
4. Klauzula informacyjna RODO – załącznik nr 4

8. INFORMACJA O WYBORZE WYKONAWCY

Wykonawcy, którzy złożą ofertę zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: www.ekonomiaspoleczna.nida.pl

9. PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia wykonania usługi przez Wykonawcę osobom trzecim.
3. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania przed upływem terminu na składanie ofert.
5. O każdej zmianie Zamawiający będzie informował na swojej stronie internetowej www.ekonomiaspoleczna.nida.pl
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany harmonogramu w trakcie realizacji projektu oraz zwiększenia lub zmniejszenia przedmiotu zamówienia (zmiany w umowie).
7. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożenia ofert, może żądać od Wykonawców uzupełnień, wyjaśnień i poprawienia m.in. oczywistych omyłek, błędów rachunkowych.
8. Zamawiający ma prawo sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.
9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
10. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe Projektu Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania oraz odstąpienia od zawarcia umowy.
11. Po przeprowadzeniu postępowania Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę. W przypadku gdy Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

10. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku:
   1. niespełnienia warunków udziału w postepowaniu,
   2. niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem,
   3. przedstawienia informacji nieprawdziwych,
   4. oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane.
2. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.
3. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.

11. Osoby do kontaktu

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Pepłowska-Krzykwa oraz Paweł Reguła, tel. 89 625 22 26, 696 088 701

12. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:

- mailowo na adres:              

- pocztą na adres:

Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA

ul. Rzemieślnicza 3

13-100 Nidzica

Z dopiskiem:  Oferta na usługi transportu osobowego dla uczestników projektu 
nr. postępowania 11/RR/OWES19-22/2019

W przypadku konieczności zmiany, uzupełnienia lub wycofania oferty należy przysłać w terminie składania ofert odpowiednie dokumenty z dopiskiem:

Oferta na usługi transportu osobowego dla uczestników projektu  nr. postępowania 11/RR/OWES19-22/2019 -

ZMIANA OFERTY  lub UZUPEŁNIENIE OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY  (wybrać właściwe)

13. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

17 lipca 2019 r. (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego)

Uwaga: Oferty składane pocztą lub osobiście (w wersji papierowej) przyjmowane będą tylko w godzinach pracy biura Fundacji NIDA tj. 8.00-16.00, natomiast składane w wersji elektronicznej - do końca dnia.

W związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 informujemy, iż na zapytanie ofertowe - rozeznanie rynku wpłynęły 3 oferty. 

Zamawiający dokonał czynności badania i oceny oferty stwierdzając w jej wyniku, iż Wykonawcą została firma: 

Przewóz osób DEJNA BUS Wiesława Taradejna - 3,40 zł za 1 km, przewidywana wartość zamówienia = 4000 km x 3,40 zł = 13 600,00 zł