ZAPYTANIE OFERTOWE - organizacja konferencji Ekonomii Społecznej oraz Targów Ekonomii Społecznej Nr 20/RR/OWES19-22/2019

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 12-11-2019

Numer ogłoszenia

1215417

Status ogłoszenia

Zakończone

Treść ogłoszenia została zmieniona

W punkcie VI. poniżej kryteriów oceny oferty zmieniono zapis:
(…) Sumę punktów będzie stanowić kryterium cena plus doświadczenie plus status podmiotu.
1. Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą
cenę.
2. Wykazane godziny doradcze, które nie zostaną należycie udokumentowane, nie będą podlegały
Ocenie (…)

Nowy zapis otrzymuje brzmienie:
(…)Sumę punktów będzie stanowić kryterium cena plus doświadczenie.
1. Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę.
2. Usługi, które nie zostaną należycie udokumentowane, nie będą podlegały ocenie. (…)

Zamieszczono poprawioną treść zapytania z datą 08.11.2019 r.
Zmiana nie wpływa na warunki zapytania ofertowego, termin składania ofert nie zostaje przedłużony.

Miejsce i sposób składania ofert

Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:
- mailowo na adres:
- pocztą na adres:
Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA
ul. Rzemieślnicza 3
13-100 Nidzica
Z dopiskiem: Oferta organizacja konferencji i targów es nr. postępowania 20/RR/OWES19-22/2019

W przypadku konieczności zmiany, uzupełnienia lub wycofania oferty należy przysłać w terminie składania ofert odpowiednie dokumenty z dopiskiem:
Oferta organizacja konferencji i targów es nr. postępowania 20/RR/OWES19-22/2019
ZMIANA OFERTY lub UZUPEŁNIENIE OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY (wybrać właściwe)

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Magdalena Pepłowska-Krzykwa, Paweł Reguła

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

tel. 89 625 22 26, 696 088 701

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, kierując się zasadą bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, a także efektywnego zarządzania finansami w celu rozeznania
i porównania cen rynkowych zaprasza do złożenia oferty cenowej dotyczącej wyboru wykonawcy usługi polegającej na kompleksowej logistycznej organizacji konferencji Ekonomii Społecznej oraz Targów Ekonomii Społecznej w Kamionce w ramach Centrum Ekonomii Społecznej.

Kategoria ogłoszenia

Usługi

Podkategoria ogłoszenia

Usługi inne

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: warmińsko-mazurskie Powiat: nidzicki Miejscowość: Kamionka

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zapytania ofertowego w celu rozeznania rynku jest realizacja usługi kompleksowej logistycznej organizacji 1 konferencji Ekonomii Społecznej oraz Targów Ekonomii Społecznej, na terenie Przedsiębiorstwa Społecznego Garncarska Wioska w Kamionce k/Nidzicy w woj. warmińsko-mazurskim.

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zapytania ofertowego w celu rozeznania rynku jest realizacja usługi kompleksowej logistycznej organizacji 1 konferencji Ekonomii Społecznej oraz Targów Ekonomii Społecznej, na terenie Przedsiębiorstwa Społecznego Garncarska Wioska w Kamionce k/Nidzicy w woj. warmińsko-mazurskim wg następującego opisu:
1. Wynajem Sali z nagłośnieniem i obsługą nagłośnienia.
2. Catering dla uczestników i prelegentów konferencji (obiad i 2 x przerwa kawowa dla ok. 73 osób).
3. Catering dla wystawców podmiotów społecznych (obiad i 2 x przerwa kawowa dla ok. 60 osób).
4. Wynajem 20 stoisk dla podmiotów ekonomii społecznej.
5. Nagłośnienie targów.
6. Przygotowanie i druk plakatów (100 sztuk).
7. Zakup i przygotowanie materiałów dla uczestników konferencji (np. teczka, notes, długopis, pendrive z materiałami dla 70 osób).
8. Przygotowanie i zakup banera wewnętrznego na konferencję w Sali oraz banera zewnętrznego na targi.

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Kod CPV

79950000-8

Nazwa kodu CPV

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Dodatkowe przedmioty zamówienia

Informacje szczegółowe:
a) Wymagania dotyczące sali konferencyjnej:
W ramach realizacji usługi wynajmu sali konferencyjnej Wykonawca jest zobowiązany zapewnić:
- salę konferencyjną o powierzchni min. 90 m2 z nagłośnieniem, w której powinna znajdować się odpowiednia liczba miejsc siedzących mieszcząca min. 70 osób (ustawienie teatralne).
- 2 mikrofony sprawne przez cały czas trwania konferencji;
- rzutnik multimedialny, komputer przenośny (laptop); ekran umożliwiający wyświetlanie prezentacji multimedialnej;
- stół prezydialny dla co najmniej czterech osób;
- obsługę techniczną sprzętu (pomoc przy obsłudze sprzętu komputerowego, audiowizualnego oraz nagłaśniającego) – zarówno przed konferencją, jak i w czasie jej trwania;
- miejsca siedzące na sali dla dwóch osób oraz stolik, przy którym będzie odbywała się rejestracja uczestników konferencji;
- miejsca parkingowe dla prelegentów i uczestników konferencji (na czas trwania konferencji).
Konferencja odbędzie się w dniu 08.12.2019 r. Sala zostanie wynajęta na 6 godzin szkoleniowych.
Oferent zobowiązuje się do umożliwienia oznaczenia sali zgodnie z wymaganiami projektu w ramach RPO WiM 2014-2020

b) Wymagania dotyczące cateringu podczas konferencji:
W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zapewnić dla maksymalnie 133 osób:
- dwie przerwy kawowe: kawa, herbata, cukier, woda, suche ciastka lub ciasto – dostępne dla uczestników na sali;
- obiad: ciepłe danie - dostępne dla uczestników na sali;
- zastawę stołową inną niż jednorazowa;
- obsługę kelnerską (w tym bieżącą wymianę naczyń);
- stół, na którym będą odkładane naczynia;
- kosze na śmieci.
Usługa cateringu będzie świadczona zgodnie z programem, który Zamawiający dostarczy Wykonawcy najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed dniem rozpoczęcia konferencji.

c) Wymagania dotyczące organizacji targów:
W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zapewnić:
- 20 stoisk dla ok. 20 podmiotów społecznych, na które będą składać się stoły wielkości ok. 100 cm x 120 cm oraz krzesła do każdego stoiska
- nagłośnienie na placu wystawowym / namiocie
W przypadku niekorzystnej aury pogodowej Wykonawca zapewni stoiska dla podmiotów ekonomii społecznej w zadaszonym pomieszczeniu.

d) Wymagania dotyczące materiałów, plakatów i oznakowania:
W ramach realizacji tej części zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do:
- przygotowania i druku 100 szt. plakatów informujących o organizowanych targach, Format A2, papier kredowy błyszczący. Treść oraz logotypy przekazane zostaną Wykonawcy przez Zamawiającego
- przygotowanie materiałów dla uczestników konferencji: 70 kompletów. Na jeden komplet składają się: teczka, notes, długopis i pendrive. Logotypy oraz materiały przekazane zostaną Wykonawcy przez Zamawiającego
- przygotowania dwóch banerów informujących o targach ekonomii społecznej (baner zewnętrzny
o rozmiarach min. 1,6 m x 0,80 m) oraz konferencji ekonomii społecznej (baner wewnętrzny
o rozmiarach min. 1,6 m x 0,80 m). Logotypy oraz treść banerów przekazane zostaną Wykonawcy przez Zamawiającego

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Harmonogram realizacji zamówienia

Wydarzenie zaplanowane jest na dzień 08.12.2019 r.

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Załączniki

• Aktualizacja 08.11.2019 - Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów
• Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019
• zał. 1 - formularz ofertowy 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów
• zał. 2 - wykaz wykonanych usług 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
1. Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
2. Posiadają niezbędną wiedzę i dysponują potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia.
3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.
4. Wykonawca posiada niezbędne pozwolenia oraz uprawnienia zezwalające na świadczenie usług zgodne z przedmiotem zamówienia jeśli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
5. Wymagane jest wykazanie w ciągu ostatnich 3 lat prowadzenia działalności, organizacji co najmniej 3 wydarzeń: konferencji, targów, jarmarków, wizyt studyjnych lub innych wydarzeń o podobnym charakterze;
6. Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Wiedza i doświadczenie

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Potencjał techniczny

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Osoby zdolne do wykonania zamówienia

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Dodatkowe warunki

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Warunki zmiany umowy

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy

Kompletna oferta musi zawierać:
a. Wypełniony formularz ofertowy – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;
b. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 1.
c. Wykaz zrealizowanych usług i doświadczenia - według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2;
d. Pełnomocnictwo – w przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inna osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy;

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Zamówienia uzupełniające

Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.
Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
1) Cena: 60 pkt.
2) Doświadczenie: 40 pkt.

1) cena – 60 pkt. :
a. oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,
b. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

cena brutto minimalna spośród wszystkich ofert
wartość punktowa oferty = ______________________________________________ x 60
cena brutto badanej oferty

2) doświadczenie wykonawcy – 40 pkt. :
a) oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2)
b) oferty oceniane będą w odniesieniu do największej ilości usług, jaką zrealizowali wykonawcy powyżej minimalnej ilości określonej w punkcie IV, nie podlegający odrzuceniu
c) ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

ilość usług wykazana w badanej ofercie
wartość punktowa oferty = _______________________________________________________________________________ x 40
maksymalną ilość usług z badanych ofert

Sumę punktów będzie stanowić kryterium cena plus doświadczenie plus status podmiotu.
1. Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę.
2. Wykazane godziny doradcze, które nie zostaną należycie udokumentowane, nie będą podlegały ocenie.
3. Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
4. W wyniku przeprowadzonego zapytania wyłoniony zostanie po 1 Wykonawcy.
5. Za najkorzystniejsze zostaną uznane oferty, nie podlegająca odrzuceniu, które po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzymają największe ilości punktów.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Wykluczenia

1. Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku:
a) niespełnienia warunków udziału w postepowaniu,
b) niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem,
c) przedstawienia informacji nieprawdziwych,
d) wystąpienie powiązania Wykonawca z Zamawiającym,
e) nie dostarczenia w wymaganym terminie dokumentów/oświadczeń/wyjaśnień do złożonej oferty pomimo wezwania przez Zamawiającego,
f) oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane,
g) Oferty złożone na inny zakres tematyczny niż usługi marketingowe nie będą rozpatrywane,
2. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.
3. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.

Więcej informacji znajduje się w załączniku Rozeznanie rynku 20_RR_OWES_2018 dot_konferencji i targów 04.11.2019

Informacja o wybranym wykonawcy

Nierozstrzygnięte – Inne

Opis

Otrzymane oferty przekraczają zaplanowany budżet w projekcie.