ROZEZNANIE RYNKU dotyczące Wykonawcy materiałów dla uczestników projektu z dnia 28.06.2019 r. Nr postępowania 08/RR/OWES19-22/2019

PROCEDURA ROZEZNANIA RYNKU

dotyczące wyboru wykonawcy usługi polegającej na kompleksowym wykonaniu
oraz dostarczeniu materiałów dla uczestników projektu

Nr  postępowania  08/RR/OWES19-22/2019

Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, zaprasza do złożenia oferty dotyczącej wyboru wykonawcy usługi polegającej na kompleksowym wykonaniu oraz dostarczeniu materiałów dla uczestników projektu.

Niniejsze zapytanie ofertowe jest zamówieniem, które udzielane jest zgodnie z zasadą rozeznania rynku. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Postępowanie nie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w związku z udzielaniem zamówienia finansowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem niniejszego szacowania jest wybór wykonawcy usługi polegającej na kompleksowym wykonaniu oraz dostarczeniu materiałów dla uczestników projektu.

1. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

79800000 – 2 – usługa drukowania i powiązane

2. Informacje szczegółowe:

1. Opracowanie projektu i spójnej szaty graficznej nawiązującej do kolorystyki projektu oraz informacjami i logotypami dotyczącymi finansowania projektu (innych materiałów graficznych wykonanych w ramach projektu),
2. W ramach zadania wykonana będzie (2000 kompletów) teczka wraz z wyposażeniem w środku:

• Teczka eko – wykonana z kartonu, składana i zamykana na klipsy (guziki) bądź gumkę, z kieszonką na dokumenty,
• Notes min. 20 stronnicowy w kratkę, format A4,
• Długopis wykonany z kartonu, kolor wkładu niebieski,
• Karteczki typu post-it,
• Niezbędne logotypy, informacje o projekcie i finansowaniu wykonane w wersji monochromatycznej na teczce oraz na długopisie.

2. ZASADY REALIZACJI USŁUGI:

1. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia min. 2 projektów szaty graficznej spójnej dla wszystkich elementów zamówienia.
2. Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania materiałów szkoleniowych zgodnie z:

• Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji
• Karta wizualizacji regionalnego programu operacyjnego województwa warmińsko-mazurskiego na lata 2014- 2020

3. Powyższe dokumenty oraz niezbędne logotypy są dostępne na stronie internetowej:

https://rpo.warmia.mazury.pl - Jak oznaczać projekty z wielu programów lub funduszy?

1. Oferowany przedmiot zamówienia musi być nowy i wolny od wad.
2. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia co najmniej 3 propozycji długopisów
   w ramach tej samej oferty cenowej.
3. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić propozycję szaty graficznej w ciągu 5 dni roboczych od momentu podpisania Umowy z Zamawiającym.
4. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga aby dostawa była zrealizowana w opakowaniach kartonowych, zabezpieczających przed uszkodzeniem podczas transportu.
5. Wykonawca ponosi koszty dostawy przedmiotu zamówienia do Zamawiającego oraz zobowiązuje się do ponoszenia ryzyka związanego z dostawą towaru, w szczególności z jego transportem.
6.  Wykonawca usługi zobowiązany jest do wystawienia Zamawiającemu faktury VAT.
7. do Zamawiającego oraz zobowiązuje się do ponoszenia ryzyka związanego z dostawą towaru, w szczególności z jego transportem.
8. Wykonawca usługi zobowiązany jest do wystawienia Zamawiającemu faktury VAT.

3. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:

Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

4. TERMIN WYKONANIA:

Zakup materiałów zaplanowany jest do 31 lipca 2019 r.

5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1. Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie zgodne z opisem przedmiotu zamówienia
   oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
   w szczególności posiadającymi:

1. Minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie, na które składana jest oferta zgodnie z przedmiotem zamówienia;

3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.
4. Posiadają uprawnienia lub dysponują osobami posiadającymi uprawnienia do wykonywania określonych działań lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
5. Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
   z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
      w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania.

Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”
w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty, w wykazie zrealizowanych usług.

Wykonawca zobowiązany jest także zapoznać się i stosować obowiązujące Standardy Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej  szczególnie w zakresie ogłoszonego zapytania, które dostępne są na stronie internetowej: www.ekonomiaspoleczna.nida.pl

6. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPŁENIENIA WARUNKÓW

1. Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie IV wymaga przedłożenia następujących dokumentów:
   1. Wykaz zrealizowanych usług potwierdzający przeprowadzenie co najmniej 3 usług zgodnych z przedmiotem zamówienia, na które składana jest oferta  – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2;
   2. Rekomendacje, referencje, protokoły odbioru potwierdzające wykonanie min. 3 usług związanych z przedmiotem zamówienia;
2. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis
   w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 1.

7. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz dołączyć Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze związanych z ww. tematyką, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
4. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, obejmujących tylko wybrany zakres usługi.
6. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania.
8. Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania
   i udzielonych wyjaśnień.
9. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.
10. Wykonawca zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym stawkę brutto za całość zamówienia.
11. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
12. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości.
13. Oferta może być złożona w formie: pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną (skan) lub osobiście (liczy się data wpływu do siedziby zamawiającego)
14. Kompletna oferta musi zawierać:
    1. Wypełniony formularz ofertowy – wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;
    2. Wykaz zrealizowanych usług potwierdzające przeprowadzenie co najmniej 3 usług
       o podobnym charakterze, na które składana jest oferta -  według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2;
    3. Rekomendacje, referencje, protokoły odbioru potwierdzające wykonanie min. 3 usług związanych z przedmiotem zamówienia;
    4. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis w formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1.
    5. Zaakceptowaną oraz podpisaną klauzulę informacyjną dot. RODO stanowiącą Załącznik nr 3

8. KRYTERIA OCENY OFERTY:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena:                                                           40 pkt.
2. Doświadczenie wykonawcy:              40 pkt. 
3. Czas realizacji zamówienia:                 20 pkt.                                 

1. cena – 40 pkt.:

1. oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,
2. oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów za dane kryterium,
3. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

                                                                 oferowana wartość minimalna (cena brutto)

wartość punktowa oferty  = ^{_________________________________________________________________} x 40 pkt.

                                                                    oferowana wartość oferty (cena brutto)

2. doświadczenie wykonawcy – 40 pkt.
   1. Oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2);
   2. Największą ilość punktów uzyska wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który posiada największe doświadczenie w świadczeniu ww. usług wg. poniższych kryteriów:

• 1 – 10 punktów
• 2-3 – 20 punktów
• 4 i więcej – 40 punktów

3. Czas realizacji zamówienia – 20 pkt.

1. Oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Oświadczeniu - Załącznik nr 1,
2. Największą ilość punktów uzyska wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najkrótszy okres realizacji usługi (dni kalendarzowe) od momentu zaakceptowania szaty graficznej wg. poniższych kryteriów:

• do  10 dni – 20 punktów
• 11 dni – 14 dni – 10 punktów
• 14 dni  i więcej – 5 punktów

1. Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najniższą cenę.
2. Preferowani będą Wykonawcy, którzy posiadają największe doświadczenie w świadczeniu usług wskazanych w pkt I niniejszego zapytania tj. Wykonawca (oferta nie podlega odrzuceniu), który wykaże największe doświadczenie poparte wykazem wykonanych usług.
3. Największą ilość punktów w kryterium „Czas realizacji zamówienia” otrzyma Wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najkrótszy okres wykonania zamówienia.
4. Usługi w innym zakresie niż te, na którą zostało ogłoszone zapytanie ofertowe nie będą brane pod uwagę.
5. Pozostali Wykonawcy otrzymają mniej punktów, proporcjonalnie do liczby wskazanych przez siebie usług spełniających wymagania pkt IV zapytania.
6. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
7. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyłoniony zostanie 1 wykonawca usług.
8. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie.
9. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.
10. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.

9. INTERGRALĄ CZĘŚCIĄ NINIEJSZEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO STANOWIĄ:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Wykaz zrealizowanych usług – załącznik nr 2
3. Klauzula informacyjna RODO – załącznik nr 3

10. INFORMACJA O WYBORZE WYKONAWCY

Wykonawcy, którzy złożą ofertę zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: www.ekonomiaspoleczna.nida.pl.

11. PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu.
2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
3. Wykonawca zobowiązuje się przenieść na Zamawiającego całość praw autorskich do dzieła, bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszelkich znanych w chwili zawarcia niniejszej umowy polach eksploatacji.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania przed upływem terminu na składanie ofert.
5. O każdej zmianie Zamawiający będzie informował na swojej stronie internetowej www.ekonomiaspoleczna.nida.pl
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany harmonogramu w trakcie realizacji projektu oraz zwiększenia lub zmniejszenia przedmiotu zamówienia (zmiany w umowie).
7. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożenia ofert, może żądać od Wykonawców uzupełnień, wyjaśnień i poprawienia m.in. oczywistych omyłek, błędów rachunkowych.
8. Zamawiający ma prawo sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.
9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
10. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe Projektu Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania oraz odstąpienia od zawarcia umowy.
11. Po przeprowadzeniu postępowania Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę. W przypadku gdy Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

12. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku:
   1. niespełnienia warunków udziału w postepowaniu,
   2. niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem,
   3. przedstawienia informacji nieprawdziwych,
   4. oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane.
2. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.
3. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.

13. Osoby do kontaktu

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Pepłowska-Krzykwa oraz Paweł Reguła, tel. 89 625 22 26, 696 088 701

14. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:

- mailowo na adres:              

- pocztą na adres:

Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA

ul. Rzemieślnicza 3

13-100 Nidzica

Z dopiskiem:  Oferta na materiały dla uczestników projektu nr. postępowania 08/RR/OWES19-22/2019

15. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

05 lipca 2019 r. (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego)

Uwaga: Oferty składane pocztą lub osobiście (w wersji papierowej) przyjmowane będą tylko w godzinach pracy biura Fundacji NIDA tj. 8.00-16.00, natomiast składane w wersji elektronicznej - do końca dnia.

W związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 informujemy, iż na zapytanie ofertowe - rozeznanie rynku wpłynęły 2 oferty. 

Zamawiający dokonał czynności badania i oceny oferty stwierdzając w jej wyniku, iż Wykonawcą została firma: 

Studio Reklamy WM Kamil Kunicki, ul. Kościuszki 41, 13-100 Nidzica - 24 600,00 zł