Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawców usług kateringowych Nr postępowania 17/RR/OWES19-22/2019
PROCEDURA ROZEZNANIA RYNKU
dotyczące wyboru Wykonawców usług polegających na
zapewnieniu przerwy kawowej dla uczestników spotkań Zespołu ds. Ekonomii Społecznej
oraz poczęstunku podczas spotkań animacyjno-konsultacyjnych
w powiecie nidzickim oraz szczycieńskim
Nr postępowania 17/RR/OWES19-22/2019
Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, zaprasza do złożenia ofert dotyczące wyboru Wykonawców usług polegających na zapewnieniu przerwy kawowej dla uczestników spotkań Zespołu ds. Ekonomii Społecznej oraz poczęstunku podczas spotkań animacyjno-konsultacyjnych w powiecie nidzickim oraz szczycieńskim.
Niniejsze zapytanie ofertowe jest zamówieniem, które udzielane jest zgodnie z zasadą rozeznania rynku. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Postępowanie nie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w związku z udzielaniem zamówienia finansowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
- OPIS USŁUGI:
- Kod CPV zamówienia 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.
- Zapytanie ofertowe składa się z 2 części, podział terytorialny na powiaty nidzicki i szczycieński.
- Jeden Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania usług wg. wytycznych:
- Przerwa kawowa dla uczestników spotkań Powiatowych Zespołu ds. Ekonomii Społecznej
- Przez usługę rozumiana jest przerwa kawowa ciągła obejmująca:
- kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń),
- herbatę w torebkach, minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej jeden rodzaj herbaty czarnej i jeden rodzaj herbaty owocowej (bez ograniczeń),
- gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń),
- wodę niegazowaną i gazowaną, podawaną w butelkach szklanych lub plastikowych
o pojemności nie większej niż 500 ml (min. 500 ml na osobę), - wybór ciasta/ciastek deserowych, min. 3 rodzaje (co najmniej 100 g na osobę),
- Dodatki do napojów ciepłych: cukier, mleko do kawy, cytryna (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania),
- filiżanki lub kubki do napojów gorących, łyżeczki oraz talerzyki (nie jednorazowe)
- Przewidywana ilość uczestników spotkania to ok. 15 osób, ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 2 dni przed spotkaniem.
- Poczęstunek podczas spotkań animacyjno-konsultacyjnych
- Przez usługę rozumiana jest przerwa kawowa ciągła obejmująca:
- kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń),
- herbatę w torebkach (bez ograniczeń),
- gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń),
- wybór ciasta/ciastek deserowych,
- Dodatki do napojów ciepłych: cukier, mleko do kawy, cytryna (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania),
- filiżanki lub kubki do napojów gorących, łyżeczki oraz talerzyki (nie jednorazowe)
- Przewidywana ilość uczestników spotkania to ok. 15-20 osób, ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 2 dni przed spotkaniem.
- ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:
Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.
- Termin i miejsce realizacji zamówienia:
- Spotkania zespołów do spraw Ekonomii Społecznej będą odbywać się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (np. sala spotkań w urzędzie miasta / starostwie),
- Pierwsze spotkania zaplanowane jest są w dniach: powiat nidzicki – 10.10.2019 r., powiat szczycieński – 14.10.2019 r.
- Kolejne terminy spotkań będą przekazane Wykonawcy na 1 tydzień przed spotkaniem a ostateczna lista uczestników zostanie przekazana na 2 dni przed terminem spotkania.
- Spotkania animacyjno-konsultacyjne będą odbywać się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
- Terminy spotkań będą przekazane Wykonawcy na 1 tydzień przed spotkaniem a ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana na 2 dni przed terminem spotkania.
- WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:
- Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
- Posiadają niezbędną wiedzę i dysponują potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia.
- Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.
- Wykonawca posiada niezbędne pozwolenia oraz uprawnienia zezwalające na świadczenie usług zgodne z przedmiotem zamówienia jeśli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
- Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków zgodnie z formułą „spełnia/nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty oraz załączonych dokumentach.
- SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:
- Zamawiający dopuszcza składnie przez 1 Wykonawcę ofert na 1 lub 2 powiaty.
- Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dotyczącą danego obszaru, nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
- Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
- Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.
- Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
- Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania.
- Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień.
- Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.
- Wykonawca zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym stawkę brutto oraz netto.
- Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
- Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości.
- Kompletna oferta musi zawierać:
- Wypełniony formularz ofertowy – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;
- Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 1.
- Wykaz zrealizowanych usług i doświadczenia - według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2;
- Pełnomocnictwo – w przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inna osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy;
- Oświadczenie o statusie podmiotu ekonomii społecznej (jeżeli ofertę na niniejsze rozeznanie rynku przedkłada podmiot ekonomii społecznej) - Załącznik nr 3.
„Podmiot ekonomii społecznej” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie zasad realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020.
- KRYTERIA OCENY OFERTY:
Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:
- Cena: 50 pkt.
- Doświadczenie: 30 pkt.
- Podmiot ekonomii społecznej: 20 pkt.
- cena – 50 pkt. :
- oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,
- ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:
cena brutto minimalna spośród wszystkich ofert
wartość punktowa oferty = ______________________________________________ x 50
cena brutto badanej oferty
- doświadczenie wykonawcy – 30%:
- oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2)
- oferty oceniane będą w odniesieniu do największej ilości usług, jaką zrealizowali wykonawcy powyżej minimalnej ilości określonej w punkcie IV, nie podlegający odrzuceniu
- ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:
ilość usług wykazana w badanej ofercie
wartość punktowa oferty = _______________________________________________________________________________ x 30
maksymalną ilość usług z badanych ofert
2) Status Wykonawcy – podmiot ekonomii społecznej – 20 pkt.:
- oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w oświadczeniu (Załącznik nr 3)
- ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia/ nie spełnia”.
Sumę punktów będzie stanowić kryterium cena plus doświadczenie plus status podmiotu.
- Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę.
- Wykazane godziny doradcze, które nie zostaną należycie udokumentowane, nie będą podlegały ocenie.
- Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
- W wyniku przeprowadzonego zapytania wyłoniony zostanie po 1 Wykonawcy na każdy powiat.
- Za najkorzystniejsze zostaną uznane oferty, nie podlegająca odrzuceniu, które po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzymają największe ilości punktów.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.
- INTERGRALNĄ CZĘŚCIĄ NINIEJSZEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO STANOWIĄ:
- Formularz ofertowy – załącznik nr 1
- Wykaz zrealizowanych usług – załącznik nr 2
- Oświadczenie o statusie podmiotu – załącznik nr 3
- INFORMACJA O WYBORZE WYKONAWCY
Wykonawcy, którzy złożą ofertę zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.
- PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu.
- Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania. Jeżeli wprowadzone zmiany do Zapytania będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert.
- O każdej zmianie Zamawiający będzie informował na stronie internetowej
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany harmonogramu w trakcie realizacji projektu.
- Zamawiający ma prawo do składania pytań do złożonych ofert oraz może żądać od Wykonawców uzupełnień, wyjaśnień i poprawienia oczywistych omyłek.
- Zamawiający ma prawo sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.
- Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
- Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.
- INFORMACJE DODATKOWE:
- Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku:
- niespełnienia warunków udziału w postepowaniu,
- niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem,
- przedstawienia informacji nieprawdziwych,
- nie dostarczenia w wymaganym terminie dokumentów/oświadczeń/wyjaśnień do złożonej oferty pomimo wezwania przez Zamawiającego,
- oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane.
- Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.
- Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.
- Osoby do kontaktu
Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Pepłowska-Krzykwa oraz Paweł Reguła, tel. 89 625 22 26, 696 088 701
- SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:
Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:
- mailowo na adres:
- pocztą na adres:
Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA
ul. Rzemieślnicza 3
13-100 Nidzica
Z dopiskiem: Oferta na usługi kateringowe nr. postępowania 17/RR/OWES19-22/2019
W przypadku konieczności zmiany, uzupełnienia lub wycofania oferty należy przysłać w terminie składania ofert odpowiednie dokumenty z dopiskiem:
Oferta na usługi kateringowe nr. postępowania 17/RR/OWES19-22/2019 –
ZMIANA OFERTY lub UZUPEŁNIENIE OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY (wybrać właściwe)
- TERMIN SKŁADANIA OFERT:
07 października 2019 r., (decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego)
Ponieważ zarówno w powiecie nidzickim oraz szczycieńskim 2 podmioty złożyły oferty, w których suma punktów była jednakowa Zamawiający zwrócił się do tych podmiotów z negocjacją ceny. Na prośbę odpowiedział tylko 1 podmiot z powiatu nidzickiego. Na swoim obszarze podał cenę niższą natomiast na terenie powiatu szczycieńskiego cena została zwiększona. W rozmowie telefonicznej Zamawiający otrzymał informację iż stawka jest zwiększona ponieważ podmiot nie skalkulował dojazdu do powiatu szczycieńskiego. W wyniku przeprowadzonych negocjacji udało się wybrać po 1 wykonawcy w każdy powiecie zgodnie z założeniami zapytania ofertowego.
Powiat nidzicki: Wykonawcą usług doradztwa zawodowego wybrano firmę:
Spółdzielnia Socjalna „Nie jesteś sam”, ul. Krzywa 8, 13-100 Nidzica
Powiat szczycieński: Wykonawcą usług doradztwa zawodowego wybrano firmę:
Spółdzielnia socjalna BULWAR Jerutki 81, 12-140 Świętajno