Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru Wykonawców usług kateringowych Nr postępowania 17/RR/OWES19-22/2019

PROCEDURA ROZEZNANIA RYNKU

dotyczące wyboru Wykonawców usług polegających na
zapewnieniu przerwy kawowej dla uczestników spotkań Zespołu ds. Ekonomii Społecznej
oraz poczęstunku podczas spotkań animacyjno-konsultacyjnych
w powiecie nidzickim oraz szczycieńskim

Nr  postępowania  17/RR/OWES19-22/2019

Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, zaprasza do złożenia ofert dotyczące wyboru Wykonawców usług polegających na zapewnieniu przerwy kawowej dla uczestników spotkań Zespołu ds. Ekonomii Społecznej oraz poczęstunku podczas spotkań animacyjno-konsultacyjnych w powiecie nidzickim oraz szczycieńskim.

Niniejsze zapytanie ofertowe jest zamówieniem, które udzielane jest zgodnie z zasadą rozeznania rynku. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Postępowanie nie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w związku z udzielaniem zamówienia finansowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

1. OPIS USŁUGI:

1. Kod CPV zamówienia 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków.
2. Zapytanie ofertowe składa się z 2 części, podział terytorialny na powiaty nidzicki i szczycieński.
3. Jeden Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania usług wg. wytycznych:
   1. Przerwa kawowa dla uczestników spotkań Powiatowych Zespołu ds. Ekonomii Społecznej

1. Przez usługę rozumiana jest przerwa kawowa ciągła obejmująca:

• kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń),
• herbatę w torebkach, minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej jeden rodzaj herbaty czarnej i jeden rodzaj herbaty owocowej (bez ograniczeń),
• gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń),
• wodę niegazowaną i gazowaną, podawaną w butelkach szklanych lub plastikowych
  o pojemności nie większej niż 500 ml (min. 500 ml na osobę),
• wybór ciasta/ciastek deserowych, min. 3 rodzaje (co najmniej 100 g na osobę),
• Dodatki do napojów ciepłych: cukier, mleko do kawy, cytryna (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania),
• filiżanki lub kubki do napojów gorących, łyżeczki oraz talerzyki (nie jednorazowe)

2. Przewidywana ilość uczestników spotkania to ok. 15 osób, ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 2 dni przed spotkaniem.

2. Poczęstunek podczas spotkań animacyjno-konsultacyjnych

1. Przez usługę rozumiana jest przerwa kawowa ciągła obejmująca:

• kawę rozpuszczalną i parzoną do samodzielnego zaparzenia lub gotową gorącą (bez ograniczeń),
• herbatę w torebkach (bez ograniczeń),
• gorącą wodę do herbaty/kawy (bez ograniczeń),
• wybór ciasta/ciastek deserowych,
• Dodatki do napojów ciepłych: cukier, mleko do kawy, cytryna (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania),
• filiżanki lub kubki do napojów gorących, łyżeczki oraz talerzyki (nie jednorazowe)

2. Przewidywana ilość uczestników spotkania to ok. 15-20 osób, ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy na 2 dni przed spotkaniem.

2. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:

Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

3. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

1. Spotkania zespołów do spraw Ekonomii Społecznej będą odbywać się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (np. sala spotkań w urzędzie miasta / starostwie),
   1. Pierwsze spotkania zaplanowane jest są w dniach: powiat nidzicki – 10.10.2019 r., powiat szczycieński – 14.10.2019 r.
   2. Kolejne terminy spotkań będą przekazane Wykonawcy na 1 tydzień przed spotkaniem a ostateczna lista uczestników zostanie przekazana na 2 dni przed terminem spotkania.
2. Spotkania animacyjno-konsultacyjne będą odbywać się w miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
   1. Terminy spotkań będą przekazane Wykonawcy na 1 tydzień przed spotkaniem a ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana na 2 dni przed terminem spotkania.

4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1. Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
2. Posiadają niezbędną wiedzę i dysponują potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania przedmiotu zamówienia.
3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.
4. Wykonawca posiada niezbędne pozwolenia oraz uprawnienia zezwalające na świadczenie usług zgodne z przedmiotem zamówienia jeśli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
5. Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania. Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków zgodnie z formułą „spełnia/nie spełnia” w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty oraz załączonych dokumentach.

5. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Zamawiający dopuszcza składnie przez 1 Wykonawcę ofert na 1 lub 2 powiaty.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dotyczącą danego obszaru, nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
3. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
4. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania.
7. Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień.
8. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.
9. Wykonawca zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym stawkę brutto oraz netto.
10. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
11. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości.
12. Kompletna oferta musi zawierać:
    1. Wypełniony formularz ofertowy – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego;
    2. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 1.
    3. Wykaz zrealizowanych usług i doświadczenia - według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2;
    4. Pełnomocnictwo – w przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inna osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy;
    5. Oświadczenie o statusie podmiotu ekonomii społecznej (jeżeli ofertę na niniejsze rozeznanie rynku przedkłada podmiot ekonomii społecznej) - Załącznik nr 3.

„Podmiot ekonomii społecznej” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie zasad realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020.

6.  KRYTERIA OCENY OFERTY:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena:  50 pkt.
2. Doświadczenie: 30 pkt.
3. Podmiot ekonomii społecznej: 20 pkt.

1. cena – 50 pkt. :
1. oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,
2. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

cena brutto minimalna spośród wszystkich ofert

wartość punktowa oferty = ______________________________________________ x 50

cena brutto badanej oferty

2. doświadczenie wykonawcy – 30%:
1. oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Wykazie zrealizowanych usług (Załącznik nr 2)
2. oferty oceniane będą w odniesieniu do największej ilości usług, jaką zrealizowali wykonawcy powyżej minimalnej ilości określonej w punkcie IV, nie podlegający odrzuceniu
3. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

             ilość usług wykazana w badanej ofercie

wartość punktowa oferty  = ^{_______________________________________________________________________________} x 30

                                                            maksymalną ilość usług z badanych ofert

2) Status Wykonawcy – podmiot ekonomii społecznej – 20 pkt.:

1. oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w oświadczeniu  (Załącznik nr 3)
2. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia/ nie spełnia”.

Sumę punktów będzie stanowić kryterium cena plus doświadczenie plus status podmiotu.

1. Największą ilość punktów w kryterium „cena” otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę.
2. Wykazane godziny doradcze, które nie zostaną należycie udokumentowane, nie będą podlegały ocenie.
3. Wykonawca może zdobyć maksymalnie 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
4. W wyniku przeprowadzonego zapytania wyłoniony zostanie po 1 Wykonawcy na każdy powiat.
5. Za najkorzystniejsze zostaną uznane oferty, nie podlegająca odrzuceniu, które po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzymają największe ilości punktów.

Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.

7. INTERGRALNĄ CZĘŚCIĄ NINIEJSZEGO ZAPYTANIA OFERTOWEGO STANOWIĄ:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1
2. Wykaz zrealizowanych usług – załącznik nr 2
3. Oświadczenie o statusie podmiotu – załącznik nr 3

8. INFORMACJA O WYBORZE WYKONAWCY

Wykonawcy, którzy złożą ofertę zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.

9. PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu.
2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania. Jeżeli wprowadzone zmiany do Zapytania będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert.
4. O każdej zmianie Zamawiający będzie informował na stronie internetowej
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany harmonogramu w trakcie realizacji projektu.
6. Zamawiający ma prawo do składania pytań do złożonych ofert oraz może żądać od Wykonawców uzupełnień, wyjaśnień i poprawienia oczywistych omyłek.
7. Zamawiający ma prawo sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.
8. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
9. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.

10. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku:
   1. niespełnienia warunków udziału w postepowaniu,
   2. niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem,
   3. przedstawienia informacji nieprawdziwych,
   4. nie dostarczenia w wymaganym terminie  dokumentów/oświadczeń/wyjaśnień do złożonej oferty pomimo wezwania przez Zamawiającego,
   5. oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane.
2. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.
3. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołań.

11. Osoby do kontaktu

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Pepłowska-Krzykwa oraz Paweł Reguła, tel. 89 625 22 26, 696 088 701

12. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:

- mailowo na adres:              

- pocztą na adres:

Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA

ul. Rzemieślnicza 3

13-100 Nidzica

Z dopiskiem:  Oferta na usługi kateringowe nr. postępowania 17/RR/OWES19-22/2019 

W przypadku konieczności zmiany, uzupełnienia lub wycofania oferty należy przysłać w terminie składania ofert odpowiednie dokumenty z dopiskiem:

Oferta na usługi kateringowe nr. postępowania 17/RR/OWES19-22/2019  –

ZMIANA OFERTY  lub UZUPEŁNIENIE OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY  (wybrać właściwe)

13. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

07 października 2019 r., (decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego)

Ponieważ zarówno w powiecie nidzickim oraz szczycieńskim 2 podmioty złożyły oferty, w których suma punktów była jednakowa Zamawiający zwrócił się do tych podmiotów z negocjacją ceny. Na prośbę odpowiedział tylko 1 podmiot z powiatu nidzickiego. Na swoim obszarze podał cenę niższą natomiast na terenie powiatu szczycieńskiego cena została zwiększona. W rozmowie telefonicznej Zamawiający otrzymał informację iż stawka jest zwiększona ponieważ podmiot nie skalkulował dojazdu do powiatu szczycieńskiego. W wyniku przeprowadzonych negocjacji udało się wybrać po 1 wykonawcy w każdy powiecie zgodnie z założeniami zapytania ofertowego.

Powiat nidzicki: Wykonawcą usług doradztwa zawodowego wybrano firmę:

Spółdzielnia Socjalna „Nie jesteś sam”, ul. Krzywa 8, 13-100 Nidzica

Powiat szczycieński: Wykonawcą usług doradztwa zawodowego wybrano firmę:

Spółdzielnia socjalna BULWAR Jerutki 81, 12-140 Świętajno