ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące zakupu sprzętu komputerowego z dnia 16.07.2019 r. Nr postępowania 13/RR/OWES19-22/2019

PROCEDURA ROZEZNANIA RYNKU

dotyczące zakupu sprzętu komputerowego

wraz z dostawą i instalacją u zamawiającego

Nr  postępowania  13/RR/OWES19-22/2019

Nidzicka Fundacja Rozwoju „NIDA” w związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, zaprasza do złożenia oferty dotyczącej wyboru dotyczące zakupu sprzętu komputerowego wraz z dostawą i instalacją u Zamawiającego.

Niniejsze zapytanie ofertowe jest zamówieniem, które udzielane jest zgodnie z zasadą rozeznania rynku. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Postępowanie nie jest prowadzone w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności w związku z udzielaniem zamówienia finansowego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Zakres usługi:

Kody CPV występujące w przedmiotowym zamówieniu:

30200000-1 – urządzenia komputerowe

W kalkulacji dotyczącej szacowania rynku proszę uwzględnić informacje zawarte w poniższych wyjaśnieniach.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup sprzętu komputerowego wraz z urządzeniami peryferyjnymi oraz oprogramowania komputerowego, na potrzeby projektu „Ośrodek Wsparcie Ekonomii Społecznej w Nidzicy”. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę (wraz z instalacją i uruchomieniem) nowego sprzętu z zainstalowanym systemem operacyjnym, oprogramowaniem biurowym i antywirusowym oraz pozostałych urządzeń peryferyjnych kompatybilnych z tym systemem. Przedmiot zamówienia powinien być objęty gwarancją udzieloną na okres co najmniej 24 miesięcy.
2. Oferowany sprzęt nie może być wyprodukowany wcześniej niż przed 2018 r.
3. Poniżej znajduje się specyfikacja urządzeń wymagana przez Zamawiającego:

1. Zestaw komputerowy , stacjonarny (typu All in One) – 2 sztuki, minimalne parametry:
   • Procesor o parametrach porównywalnych lub lepszych od Intel Core i5
   • Dysk SSD  400 GB,
   • Możliwość dołożenie dodatkowego wewnętrznego dysku HDD,
   • Pamięć operacyjną: 8 GB,
   • Napęd wbudowany: DVD +/- RW,
   • Ekran o przekątnej 23”, LED, typu Anti-Glare,
   • System Operacyjny typu Windows 10 zainstalowany na urządzeniu,
   • Pakiet oprogramowania biurowego typu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) z licencją bezterminową,
   • Program zabezpieczający przed wirusami w czasie rzeczywistym typu Kaspersky,
   • Mysz i klawiatura w zestawie,
   • Zestaw powinien być skonfigurowany, gotowy do podłączenia i użytkowania.

2. Sieciowe urządzenie wielofunkcyjne – 1 sztuka, minimalne parametry:
   • technologia druku - laserowa monochromatyczna,
   • format - do A3,
   • koszt wydruku 1 strony A4 – maksymalnie 5 grosze,
   • finiszer do wykańczania wydruków (opcja)
   • Parametry Druku

1. rozdzielczość druku mono do 1200x1200 dpi,
2. szybkość drukowania mono - do 45 stron A4/min,
3. szybkość drukowania dwustronnego - do 25 stron A4/min,
4. automatyczny druk dwustronny – tak,
   • Parametry Skanera

1. skanowanie w kolorze – tak,
2. skanowanie dwustronne – tak,
3. skanowanie do e-maila – tak,
4. optyczna rozdzielczość skanowania - do 600x600 dpi,
5. skanowanie do plików w formacie – JPEG, TIFF, PDF, PDF kompaktowy, PDF przeszukiwalny, szyfrowany, XPS, PPTX,
   • Parametry Kopiowania 

1. rozdzielczość kopiowania 600x600 dpi,
2. szybkość kopiowania monochromatycznego - do 25 kopii/min,
3. zakres skalowania, min 25 % - max 400 %,
4. maksymalna liczba kopii – 999,
5. automatyczne kopiowanie dwustronne – tak,
   • Obsługa Nośników

1. maksymalna gramatura nośników - do 300 g/m²,
2. automatyczny podajnik dokumentów (typu ADF) – tak,
3. podajnik na pojedyncze arkusze – tak,
4. pojemność podajnika głównego min. - 500 arkuszy,
5. pojemność podajnika automatycznego (ADF) – min. 50 arkuszy,
6. pojemność odbiornika papieru – min. 500 arkuszy,
7. obsługiwane formaty nośników – maksymalnie A3,
   • Komunikacja

1. ethernet - druk w sieci LAN – tak,
2. wireless - druk przez WiFi – opcja,
3. standardowe rozwiązania komunikacyjne – min. USB 2.0,
4. Ethernet 10-Base-T/100-Base-T/1,000-Base-T Ethernet,

3. Komputer przenośny - 2 sztuki, minimalne parametry:
   • Procesor o parametrach porównywalnych lub lepszych od Intel Core i5,
   • matryca: min. 15,6", LED, rozdzielczość 1300 / 750, matowa,
   • Pojemność Dysku HDD: min. 750 GB,
   • pamięć operacyjna: min. 4 GB,
   • Napęd wbudowany: DVD+/–RW,
   • Wbudowana kamera internetowa,
   • Zainstalowany System Operacyjny typu Windows 10 zainstalowany na urządzeniu,
   • Pakiet MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) z licencją bezterminową,
   • Program zabezpieczający przed wirusami w czasie rzeczywistym typu Kaspersky,
   • Mysz bezprzewodowa oraz torba do przechowywania oraz transportowania, 
   • Zestaw powinien być skonfigurowany, gotowy do podłączenia i użytkowania.

4. Urządzenie – awaryjny zasilacz UPS - 2 sztuki, minimalne parametry:
   • Moc pozorna: 600 VA,
   • Pojemność akumulatora: 7 Ah,
   • Liczba faz na wejściu: 1 (230V)
   • Liczba akumulatorów: 1
   • Czas podtrzymania (obciążenie 100%): 15 min
   • Typ obudowy: Tower
   • Zabezpieczenia / filtry: Nadmierne rozładowanie, Przeciw przeciążeniowe, Przeciwzwarciowe
   • Oprogramowanie: Oprogramowanie do zarządzania zasilaczem UPS
   • Porty zasilania we.: Wtyczka sieciowa
   • Porty zasilania wy.: 6 x typ C/E
   • Gniazda we/wy: 1 x USB 2.0 - do ładowania urządzeń mobilnych

2. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE:

Istnieje możliwość udzielenia wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z przedmiotem zamówienia publicznego podstawowego oraz możliwość udzielenia takiego zamówienia publicznego została przewidziana w zapytaniu ofertowym oraz w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.

3. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Usługa świadczona będzie w okresie - lipiec 2019 r.

4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1. Akceptują treść zapytania ofertowego, bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
2. Wykonawca prowadzi swoją działalność zgodną z przedmiotem zapytania ofertowego min. 3 lata licząc do terminu ogłoszenia zapytania.
3. Oferowane urządzenia będące przedmiotem zapytania ofertowego:
   1. są nowe, wolne od wad widocznych oraz ukrytych,
   2. nie są przedmiotem dotacji z Budżetu Państwa lub UE,
   3. nie są przedmiotem zabezpieczenia na poczet zadłużenia,
   4. nie jest urządzeniem tzw. „refurbished”,
4. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie zgodne z opisem przedmiotu zamówienia
   oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
5. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego zamówienia.
6. Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
      w linii prostej (rodzice, dzieci, wnuki, teściowie, zięć, synowa), w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia (rodzeństwo, krewni małżonka/i) lub pozostawania w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W sytuacji wystąpienia powiązania Wykonawca będzie podlegał odrzuceniu z postępowania.

Zamawiający dokona oceny spełniania w/w warunków zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”
w oparciu o informacje zawarte w formularzu oferty, w wykazie zrealizowanych usług.

Wykonawca zobowiązany jest także zapoznać się i stosować obowiązujące Standardy Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej  szczególnie w zakresie ogłoszonego zapytania, które dostępne są na stronie internetowej: www.ekonomiaspoleczna.nida.pl

5. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPŁENIENIA WARUNKÓW

1. Zamawiający w celu potwierdzenia warunków określonych w punkcie IV wymaga przedłożenia następujących dokumentów:
   1. Oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym – zapis
      w formularzu ofertowym będącym Załącznikiem nr 1.
   2. Wydruk ze strony Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej potwierdzający okres działalności prowadzonej przez Wykonawcę.
   3. Rekomendacje, referencje, protokoły odbioru potwierdzające wykonanie min. 3 usług związanych z przedmiotem zamówienia;
   4. Oświadczenie Wykonawcy o stanie i pochodzeniu oferowanego urządzenia.

6. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Wykonawca powinien sporządzić ofertę na załączonym formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. W ofercie oprócz ceny Wykonawca podaje również:

1. Czas realizacji – czas realizacji zamówienia od momentu podpisania umowy.        
2. Okres gwarancyjny – okres w jakim proponowany sprzęt podlega gwarancji (wymianie na nowy lub naprawie)

4. Oferta oraz wszelkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku, gdy oferta jest podpisana przez inną osobę niż przedstawiciel/e prawny/i Wykonawcy, do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione.
5. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty, bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym zapytaniem.
6. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych, obejmujących tylko wybrane urządzenie/urządzenia.
7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Wykonawca w toku postępowania może zwracać się z pytaniami o wyjaśnienie niniejszego zapytania.
9. Wykonawcy są zobowiązani do regularnego przeglądania strony internetowej, na której zamieszczone jest niniejsze zapytanie celem rejestrowania wszelkich zmian zapytania i udzielonych wyjaśnień.
10. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może dokonywać jej zmian, uzupełnień, wycofań.
11. Wykonawca zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym stawkę brutto i netto za całość zamówienia.
12. Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawione w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii.
13. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wówczas, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości.
14. Oferta może być złożona w formie: pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną (skan) lub osobiście (liczy się data wpływu do siedziby zamawiającego)

7. KRYTERIA OCENY OFERTY:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena:                                                                           50 pkt.
2. Czas realizacji:                                                          25 pkt. 
3. Okres gwarancyjny:                                               25 pkt. 

1. cena – 50 pkt.:

1. oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców, nie podlegającej odrzuceniu,
2. oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną ilość punktów za dane kryterium,
3. ocena punktowa tego kryterium dokonana zostanie zgodnie z formułą:

                                                                 oferowana wartość minimalna (cena brutto)

wartość punktowa oferty  = ^{_________________________________________________________________} x 50 pkt.

                                                                    oferowana wartość oferty (cena brutto)

2. Czas realizacji – 25 pkt.
   1. Oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Formularzu ofertowym – zał. Nr 1
   2. Największą ilość punktów uzyska wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który poda najkrótszy czas realizacji zamówienia, wg. poniższych kryteriów:

• Do 3 tygodni – 25 punktów
• Od 3 do 5 tygodni – 15 punktów
• Pow. 5 tygodni – 10 punktów

3. Okres gwarancji – 25 pkt.

1. Oferty w tym kryterium będą oceniane na podstawie informacji zawartych w Formularzu ofertowym - Załącznik nr 1,
2. Największą ilość punktów uzyska wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najdłuższy okres gwarancji wg. poniższych kryteriów:

• powyżej  3 lat – 25 punktów
• 2 – 3 lat - 15 punktów

Największą ilość punktów w kryterium „Cena” otrzyma Wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najniższą cenę.

1. Największą ilość punktów w kryterium „Czas realizacji” otrzyma Wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najkrótszy okres wykonania zamówienia.
2. Największą ilość punktów w kryterium „Okres gwarancji” otrzyma Wykonawca nie podlegający odrzuceniu, który zaproponuje najdłuższy okres gwarancyjny. Podobnie w kryterium „serwis pogwarancyjny”.
3. Pozostali Wykonawcy otrzymają mniej punktów, proporcjonalnie do liczby wskazanych przez siebie usług spełniających wymagania pkt IV zapytania.
4. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt. Liczba punktów wynikająca z działań matematycznych będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
5. W wyniku przeprowadzonego postępowania wyłoniony zostanie 1 lub maksymalnie 4 Wykonawców.
6. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych kryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą.
7. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia Wykonawcy, który uzyska najwyższą liczbę punktów w ostatecznej ocenie.
8. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 2 dni od dnia zakończenia negocjacji.

8. INFORMACJA O WYBORZE WYKONAWCY

Wykonawcy, którzy złożą ofertę zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.

9. PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO:

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, w szczególności jeżeli najkorzystniejsza oferta przekroczy cenę zakontraktowaną w budżecie projektu a także zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru lub odstąpienia od zwarcia umowy nawet po rozpatrzeniu ofert.
2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania przed upływem terminu na składanie ofert.
4. O każdej zmianie Zamawiający będzie informował drogą elektroniczną na adres e-mail.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany harmonogramu w trakcie realizacji projektu oraz zwiększenia lub zmniejszenia przedmiotu zamówienia (zmiany w umowie).
6. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożenia ofert, może żądać od Wykonawców uzupełnień, wyjaśnień i poprawienia m.in. oczywistych omyłek, błędów rachunkowych.
7. Zamawiający ma prawo sprawdzania wiarygodności przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów.
8. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Państwa oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.
9. Po otrzymaniu oferty z uwagi na założenia budżetowe Projektu Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją zadania oraz odstąpienia od zawarcia umowy.
10. Po przeprowadzeniu postępowania Zamawiający podpisze z Wykonawcą umowę. W przypadku gdy Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

10. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania w przypadku:
   1. Niespełnienia warunków udziału w postępowaniu,
   2. Niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem,
   3. Przedstawienia informacji nieprawdziwych,
   4. Niedostarczenia do Zamawiającego dokumentów, o które został wezwany w wyznaczonym terminie.
   5. Oferty złożone po upływie terminu składania ofert, przesłane na niewłaściwy adres
      e-mail oraz niekompletne nie będą rozpatrywane.
2. Termin związania ofertą: 60 dni od zakończenia terminu składania ofert.
3. Od dokonanego wyboru nie przewiduje się odwołania.

11. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU:

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest Magdalena Pepłowska-Krzykwa oraz Paweł Reguła, tel. 89 625 22 26, 696 088 701

12. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

Ofertę należy złożyć pocztą tradycyjną, osobiście lub w formie zeskanowanego dokumentu drogą elektroniczną:

- mailowo na adres:              

- pocztą na adres:

Nidzicka Fundacja Rozwoju NIDA

ul. Rzemieślnicza 3

13-100 Nidzica

Z dopiskiem:  Oferta na urządzenia komputerowe - nr. postępowania 13/RR/OWES19-22/2019 

W przypadku konieczności zmiany, uzupełnienia lub wycofania oferty należy przysłać w terminie składania ofert odpowiednie dokumenty z dopiskiem:

Oferta na usługi doradztwa biznesowego  nr. postępowania 13/RR/OWES19-22/2019  –

ZMIANA OFERTY  lub UZUPEŁNIENIE OFERTY lub WYCOFANIE OFERTY  (wybrać właściwe)

13. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

23 lipca 2019 r., (decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego)

W związku z realizacją projektu pt. „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Nidzicy” finansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 informujemy, iż na zapytanie ofertowe - rozeznanie rynku wpłynęły 4 oferty. 

Zamawiający dokonał czynności badania i oceny oferty stwierdzając w jej wyniku, iż Wykonawcą została firma: 

Netcom – Tomasz Marszak - dostarczenie komputerów stacjonarnych, laptopów oraz zasilaczy awaryjnych

Faxiko Sp. z o.o. - dostarczenie sieciowego urządzenia wielofunkcyjnego